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为了保障月度总结会的顺利进行,江心一上班就请陈嘉教她检查会议设备。陈嘉很满意江心的积极主动,在教她检查设施和设备的同时,还告诉了她一些小诀窍。
他说,行政办公室的工作很多很杂,你以后做事情一定要懂得拒绝,比如,会议室的会务是我们部门负责,但仅限于有董事长和总经理参加的会议和接待,其它会议我们不管,召集人或部门自行负责;视频会议系统你也不要管,公司有专门负责网络维护和办公设备维修的人,他叫高翔,你可以学习视频会议的操作,为将来做准备,比如周末,领导临时开会,高翔又来不了的情况。但是,只要他在,你就不要逞能,要不然以后调试视频会议的事情,就会落到我们部门了,公司视频会议偶尔会出现故障,会被领导责骂的……其实,很多工作都是这样,现在跟你说,你也没办法体会到,慢慢你就会明白,我跟你说的绝对是真心话,是有用的经验。
江心很感谢他的这番话,毕竟,他在这家公司,在这个部门,已经做了六年,熟悉公司的运作模式和规章制度,了解领导和同事的脾气秉性,三十岁的他总会有些职场心得,不管是好是坏,也不管是不是正确的职场生存方式,单就这个举动而言,她都应该感激。
华杰集团总部一共有六间会议室,视频会议室在十六楼,供四十人参会,另外还有四间小会议室,供十来人参会,每个楼层一间,此外还有一间招待室,用来招待贵宾,在董事长和总经理所在的十七楼。
检查完十六楼的视频会议室以后,江心回到办公室,这时候,董事长秘书乔斯咏正站在邓瑾儿的工位旁边指点江山。原来过几天会有非常重要的客人要来,董事长安排乔秘书做接待方案,他一转身就把这个任务交给了邓瑾儿,并且嘱咐道:“快点跟对方联系,赶紧把来访人员和行程敲定,明天上午董事长要看到定稿的接待方案。”
邓瑾儿不敢怠慢,表示一定按时完成。
月度总结会就要召开了,陈嘉对邓瑾儿说:“小邓,今天是小江第一次做会务,你带带她吧。”
邓瑾儿说:“不好意思哈,乔秘书刚刚安排我做接待方案,还是你自己去吧。”
他又对赵琦说:“赵姐,要不你去?”
赵琦满脸堆笑,委婉地拒绝道:“不好意思,陈助理,我马上要去公司宿舍,有个房东要加钱,我要去跟他扯一扯。”
陈嘉无法,只好对江心说:“下午我也有事,你自己去吧,有什么事你就问乔秘书,反正他要做会议纪要,全程都在。”
江心只好点头答应,好在她已经有了些心理准备,也就没那么委屈,也没什么好怕的。
高翔已经到了,正在和各子公司调试会议系统,会议室一时嘈杂不堪。
不一会儿,乔秘书也来了,把董事长的眼镜、笔记本、笔和水杯放在相应的位置上,并示意江心过去,告诉她董事长的喜好,诸如放什么茶叶,放多少之类的事情。最后他环顾四周,问:“办公室其他人都不来吗?”
江心答:“他们都有急事。”
乔斯咏道:“以前开月度总结会,陈助理和邓助理都要来的,看来他们很信任你啊,好好干。”
江心说:“我第一次做这个工作,有什么地方做错了,请您帮忙指出来。”
乔斯咏道:“按照职责来说,我并没有为行政办公室带新人的义务,我只是编制放在办公室而已,实际上,李主任都不会安排我工作的,一切都以董事长那边为重,况且,我还要负责做会议纪要,但既然大家都是为董事长服务,给公司做事,也就不要分得那么清楚了,搞内耗和分裂是不对的,你说是吧。”
江心点点头,然后去了茶水间,但是敏感的她读到了乔斯咏的弦外之音:行政办公室这两个主任助理,见有新人来,份内工作都撒手不管了,还把带新人的任务推到我身上来。
想想还真是一言难尽。
江心已经管不了那许多,她只是仔细回忆了一下刚才的话语,幸好她只是以自己的名义表达希望他指教的愿望,要是她把陈嘉的原话说给他听,怕是又要引起误会了,她知道,办公室是个是非之地,但是她不希望自己是某个是非的源头,别说她现在处在食物链的最底层,哪怕将来有机会易地而处,她也希望有一个简单、积极的办公环境,少一些无谓的争执。
陆陆续续有人来开会了,江心赶忙为他们倒上茶水,有人在埋头浏览汇报提纲,有人在寒暄,有人在讲笑话,除了人力资源部的蒋若柏经理,她谁也不认识,但是似乎有人认得她,还跟她打招呼,她微笑地应着,心想一定要早日把大家认全。
倒完水,江心就去操作台,视频会议已经调试完毕,高翔想要她来操作,但又有些不放心,只好耐着性子坐着,并且指导她投影会议文件。
江心觉得有些疑惑,为什么高翔不能一边看着视频系统,一边投影会议文件?这两件事是完全可以兼顾的。又或者,陈嘉和邓瑾儿能偶尔来帮帮自己,她要倒水,又要投影文件,还要做会议记录,虽然有录音笔辅助,但她还是喜欢用笔来记,因为如果两眼摸黑听录音,要费很多时间才能整理成文字。
听陈嘉说,邓瑾儿是他带出来的,比他小两岁,但她只用了三年时间,就升了主任助理,同他平起平坐了,如今他是安排不了她了。以前都是邓瑾儿做会议记录,她必须要在半天内把大致内容整理出来,然后为负责写会议纪要的乔斯咏提供参考,但是自从她听说办公室要来一个文秘岗位的新人,就以手头工作繁忙为由,跟李主任强烈建议,要江心来做,说新人需要锻炼,要不然不能成长。李主任答应了,不过前提是,必须要把新人带上道才能撒手不管,邓瑾儿却不管三七二十一,就这样顺利推掉了这项她不喜欢的工作。
虽然有些委屈,但是江心想,这些事情还轮不到她来抱怨和指责,作为一个实习期的新人,她只能服从。
正当江心在脑海中上演职场大戏的时候,原本嘈杂的会议室突然变得鸦雀无声,她定睛一看,只见一个身材魁梧的人大步流星走进来,大约五十多岁,他的眉毛浓而直,末尾翘起,是那种典型的剑眉,一双丹凤眼,不怒自威,想必他就是华杰集团董事长何怀远了。
会场气氛顿时严肃起来,甚至让江心感到脊背发凉。